SDH Lavičky

Klíčové funkce platformy: 

Správa obsahu a komunikace

Administrace sjednocuje aktuality, události, galerie, interní zprávy i newslettery. Obsah lze doplnit o fotografie, termíny a neveřejnou část určenou pouze přihlášeným členům.

Členská zóna a propojení účtů

Uživatelé mají přístup k osobním údajům, interním sdělením a přehledu navázaných členství. O připojení člena ke svému účtu mohou požádat pomocí rodného čísla, přičemž žádost schvaluje správce sdružení.

Správa členské základny

Vedení pracuje s členy, uživatelskými účty, skupinami a kluby v jednom prostředí. Údaje lze upravovat jednotlivě nebo hromadně aktualizovat prostřednictvím importu ze souboru CSV. Přístup k funkcím se řídí uživatelskými rolemi.

Členské příspěvky a automatické výzvy

Aplikace pro každý rok hromadně vypočítá výši příspěvků podle nastavených položek a přiřadí ji jednotlivým členům. Podle aktuálního stavu úhrad následně vybere příjemce a odešle jim hromadnou výzvu k zaplacení.

Párování a kontrola plateb

Bankovní výpis lze importovat přímo do administrace. Příchozí transakce se porovnají s neuhrazenými příspěvky a úspěšně spárovaná platba aktualizuje stav členství také v uživatelském účtu.

Statistiky a prezentační nástroj

Součástí administrace jsou přehledy návštěvnosti, používaných zařízení, zdrojů návštěv a oblíbeného obsahu. Z fotografií uložených u aktualit a událostí lze zároveň připravit automatickou prezentaci pro schůze a společné akce.

Veřejný web jako zdroj aktualit

Veřejná část webu představuje SDH Lavičky, jeho historii, činnost a kontaktní osoby. Návštěvníci zde najdou aktuální dění, plánované události, reportáže z proběhlých akcí i fotografie ze soutěží a dalších aktivit. Mohou se také přihlásit k odběru newsletteru a získávat pozvánky či novinky přímo e-mailem.

Úvodní stránka nabízí rychlý přehled nejbližších událostí a posledních aktualit. Uživatel se tak bez zdlouhavého hledání dostane k nejdůležitějším informacím.

Samostatná sekce událostí rozlišuje nadcházející a již proběhlé akce. Každá událost může obsahovat vlastní popis, termín, místo konání i obrázky. Aktuality lze s událostmi propojovat, takže například pozvánku na soutěž může později doplnit reportáž s fotogalerií. 

Celé prostředí webu má jednotný minimalistický vizuální styl, který působí moderně a neobsahuje zbytečné rušivé prvky. Samozřejmostí je i přehledné mobilní zobrazení. 

Při návrhu jsme mysleli také na starší členy sboru a tak jsme kladli důraz také na čitelnost a snadnou orientaci. Přímo v hlavní navigaci je proto dostupná možnost zvětšení textu.

Obsah pro veřejnost i přihlášené členy

Některé informace mají být dostupné veřejně, jiné jsou určené pouze členům sboru. Naše řešení proto umožňuje kombinovat oba typy obsahu.

Veřejná aktualita může obsahovat samostatnou část viditelnou pouze po přihlášení. Vedení sboru tak může zveřejnit základní zprávu pro všechny návštěvníky a současně ji doplnit o organizační oznámení, které je relevantní pouze pro členy.

Vedle aktualit je k dispozici také samostatná sekce interních zpráv. U jednotlivých sdělení lze nastavit, po jakou dobu se mají členům zobrazovat. 

Členská zóna s vlastním uživatelským účtem

Po přihlášení získá uživatel přístup do zabezpečené části webu. V ní může spravovat svůj účet, upravovat osobní údaje, nahrát profilovou fotografii, změnit heslo a zobrazit informace související s navázanými členstvími.

Důležitou součástí návrhu je rozlišení mezi uživatelem a členem.

Zatímco uživatel je osoba, která má přístup do aplikace, člen slouží pouze k evidenci. Díky tomu lze k jednomu uživatelskému účtu lze připojit více členů. Toto řešení je vhodné například v situaci, kdy rodič spravuje členství svých dětí.

Bezpečné propojení uživatele s evidencí členů

Uživatel si nemůže libovolně navázat k účtu člena z databáze. O propojení požádá prostřednictvím formuláře, do kterého zadá rodné číslo evidovaného člena.

Systém následně vytvoří žádost, kterou posoudí správce sdružení. Teprve po schválení se člen zobrazí pod daným uživatelským účtem.

Tento postup propojuje existující členskou evidenci s uživatelskými účty a zároveň zabraňuje tomu, aby někdo získal přístup k údajům jiného člena bez kontroly správce.

Přehled jednotlivých členství

U každého svého připojeného člena může uživatel otevřít detail členství pro konkrétní rok. Zobrazuje se zde celková výše příspěvku, jednotlivé položky, ze kterých se částka skládá, stav platby a případné datum úhrady.

Uživatel tak nemusí zjišťovat stav příspěvků telefonicky nebo e-mailem. Má jej dostupný přímo ve svém účtu a na jednom místě vidí členství všech osob, které má pod svůj účet připojené.

Členská zóna dále obsahuje interní adresář členů s kontaktními údaji. V něm lze členy vyhledávat a filtrovat podle skupiny. Jde o významnou funkci pro spolupráci členů sdružení, které čítá více než 100 členů.

Administrace navržená pro každodenní práci

Pro vedení sboru jsme vytvořili samostatnou administraci, která sjednocuje správu veřejného webu, členské zóny i interní agendy.

Administrační dashboard poskytuje základní přehled o aktuálním stavu systému. Zobrazuje například počet evidovaných členů, stav členských příspěvků, publikovaný obsah nebo žádosti čekající na vyřízení.

Správa aktualit a událostí

Administrátoři mohou vytvářet a upravovat aktuality, události a další stránky webu. Každý obsah lze doplnit o hlavní obrázek, krátkou anotaci, formátovaný text a fotogalerii.

U aktuality je možné nastavit stav publikace, datum zveřejnění a případné propojení s konkrétní událostí. Editor zároveň umožňuje doplnit část obsahu určenou pouze přihlášeným členům.

Před zveřejněním je možné zobrazit náhled a zkontrolovat, jak bude výsledný obsah působit na veřejném webu.

Správa obsahu je navržená tak, aby ji zvládl i uživatel bez technických znalostí. Běžné aktualizace webu tak není nutné řešit prostřednictvím vývojáře.

Evidence členů na jednom místě

Administrační aplikace obsahuje centrální seznam členů. U jednotlivých osob lze spravovat identifikační a kontaktní údaje, členské číslo nebo zařazení do skupin a klubů.

Členy lze přidávat jednotlivě nebo hromadně importovat prostřednictvím CSV souboru. Import umožňuje hromadně přidat nové členy i aktualizovat údaje již existujících osob. Správci mají zároveň přehled o uživatelských účtech a o tom, kteří členové jsou k jednotlivým účtům připojeni. Samostatná sekce žádostí umožňuje schvalovat nebo zamítat nová propojení.

Tři úrovně uživatelských oprávnění

Přístup k funkcím platformy je rozdělen podle role uživatele.

Správce sdružení – má přístup ke kompletní administraci. Může spravovat členy, uživatele, členství, platby, obsah webu, e-mailovou komunikaci i podrobné nastavení.

Správce obsahu – má přístup pouze ke správě aktualit a událostí. Může tedy udržovat veřejný web aktuální, ale nedostane se k osobním ani platebním údajům členů, ani k dalším citlivým částem systému.

Běžný uživatel – používá veřejný web a členskou zónu. Rozsah informací, ke kterým má přístup, závisí na členech navázaných k jeho účtu.

Toto rozdělení umožňuje bezpečně zapojit do správy webu více osob bez nutnosti zpřístupnit každému celou administraci.

Hromadné generování členských příspěvků

Pro každý rok lze v administraci hromadně připravit přehled členských příspěvků. Systém u jednotlivých členů vypočítá výslednou částku podle nastavených položek a pravidel. 

Vedení sboru tak nemusí zakládat každý roční záznam ručně. Aplikace připraví členství dávkově podle aktuálního stavu položek a nastavených pravidel.

Pokud se výše příspěvků nebo podmínky změní, lze členství pro dané období také přepočítat.

Párování plateb z bankovního výpisu

Jednou z klíčových funkcí administrační aplikace je zpracování členských plateb. Správce může do administrace importovat bankovní výpis a nechat příchozí platby porovnat s evidovanými členstvími.

Párování probíhá pomocí platebních údajů, zejména variabilního a specifického symbolu. Pokud systém nalezne odpovídající neuhrazené členství a výše platby souhlasí, může jej označit jako zaplacené.

Po zaznamenání úhrady aplikace automaticky vystaví potvrzení o zaplacení, které zůstává uložené u příslušného členství. Řešení tak podporuje plnění evidenčních a účetních zákonných povinností spojených se správou členských příspěvků. 

Tato automatizace pomáhá omezit ruční kontrolu bankovních transakcí a propojuje platební záznamy s konkrétními členy.

Výzvy k úhradě bez rizika opomenutí

Výzvy k úhradě se neposílají ručním výběrem jednotlivých osob. Systém sám vyhodnotí, kterým členům má být upozornění odesláno, a následně provede hromadnou rozesílku.

Dávkové zpracování snižuje riziko, že správce při ručním výběru na některého člena zapomene. Zároveň omezuje množství repetitivní administrativní práce.

Systém pracuje se stavem jednotlivých členství, takže rozesílka vychází z aktuálních údajů vedených v evidenci. 

Newsletter a e-mailová komunikace

Administrace sjednocuje také komunikaci s členy a veřejností. Správci mohou připravovat newsletterové rozesílky, odesílat organizační oznámení a pracovat s automatickými typy zpráv.

Součástí systému jsou e-mailové logy, které zaznamenávají příjemce, typ zprávy, stav jejího odeslání a případné otevření. Vedení sboru tak získává přehled o tom, zda byla důležitá komunikace úspěšně doručena.

Newsletter je propojený s veřejným webem, kde se mohou návštěvníci k odběru přihlásit. Interní komunikace naopak pracuje s přihlášenými uživateli a členy.

Přehled návštěvnosti

Administrační aplikace obsahuje také vlastní statistiky návštěvnosti. Správci mohou sledovat počet návštěv a zobrazení, unikátní návštěvníky, aktuálně přítomné uživatele nebo podíl automatizovaných přístupů.

K dispozici je také rozdělení podle používaných zařízení, zdrojů návštěvnosti a nejnavštěvovanějších stránek či sekcí webu.

Vedení sboru tak může jednoduše zjistit, jaký obsah návštěvníky zajímá a odkud na web přicházejí a to i bez nutnosti odsouhlasit cookies pouze se záměrem měření statistik.

Automatická prezentace fotografií

Specifickou funkcí řešení je nástroj pro automatické promítání fotografií z webu. Administrátor může vybrat fotografie z aktualit a událostí, určit požadované období, pořadí snímků, dobu jejich zobrazení a typ přechodu.

Systém následně vytvoří prezentaci, kterou lze spustit přímo ve webovém prohlížeči. Funkce je vhodná například pro výroční schůze, společenské akce nebo další setkání členů sboru.

Není tedy nutné fotografie ručně stahovat, přesouvat do prezentačního programu a pokaždé sestavovat novou prezentaci.

Jedno řešení místo několika oddělených nástrojů

Celý projekt vznikl na míru s využitím frameworku Nette. Veřejný web, členská zóna a administrace pracují se společnými daty, takže jednotlivé procesy na sebe přirozeně navazují. Aktuality a události spravované v administraci se promítají do veřejné části webu, schválené žádosti propojují uživatelské účty s konkrétními členy a zpracované platby se automaticky projeví v přehledu členství. Interní sdělení jsou zároveň dostupná pouze přihlášeným uživatelům, kterým jsou určena. 

Veřejnost má díky webu k dispozici přehledný zdroj informací o činnosti sboru. Členové získali zabezpečený přístup k interním zprávám, osobním údajům a stavu svých příspěvků. Vedení může z jednoho místa spravovat obsah, členskou základnu, platby i e-mailovou komunikaci.

Jsme rádi, že jsme mohli SDH Lavičky dodat nejen nový web, ale komplexní digitální zázemí přizpůsobené konkrétním potřebám sboru.